VeriFactu y Operadores de Vending: Lo que necesitas saber para cumplir sin complicaciones
A partir de 2026, los operadores de vending, al igual que el resto de empresas, deberán comenzar a reportar electrónicamente a la Agencia Tributaria los datos de sus facturas emitidas, utilizando el sistema VeriFactu.
Aunque puede parecer una carga administrativa más, con una herramienta de gestión adecuada, este proceso puede ser totalmente automático y seguro.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un sistema que busca garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de las facturas. Para ello, exige que los registros se envíen automáticamente a la Agencia Tributaria (AEAT) en el momento de la emisión o, como máximo, una hora después.
Los programas informáticos que cumplen los requisitos VeriFactu son los únicos que las empresas podrán usar para emitir facturas y realizar la comunicación de los datos a la Agencia Tributaria. Cada envío genera un registro único y produce un código QR o una URL de verificación pública, lo que permite comprobar la validez de la factura directamente en la sede electrónica de la AEAT.
¿Cuándo entra en vigor?
- Para empresas: 1 de enero de 2026.
- Para autónomos: 1 de julio de 2026.
¿Qué cambia con VeriFactu?
Hasta ahora, muchos operadores de vending han gestionado la facturación con métodos muy variados: desde programas básicos y hojas Excel, hasta plantillas en Word. A partir del 1 de enero de 2026, esto ya no será suficiente.
VeriFactu exige que:
- Las facturas se emitan con un software que cumpla requisitos técnicos específicos.
- Se remitan electrónicamente a la AEAT en el momento de su emisión o, como máximo, una hora después.
- La información transmitida sea inalterable y genere un código de verificación (QR o URL) accesible desde la sede electrónica.
¿Qué pasa si soy una empresa muy pequeña?
En casos excepcionales —empresas con un volumen muy bajo de facturación— la AEAT habilitará una plataforma web para introducir manualmente los datos de las facturas. Pero esto no es viable ni recomendable para operadores con múltiples puntos de venta, ya que implica desglosar ventas por máquina y transcribir manualmente datos, lo que aumenta errores y consume tiempo.
¿Cómo afecta esto al vending?
El impacto en el vending no es solo técnico, también operativo:
- El sistema de facturación deberá automatizar la emisión y el envío de facturas.
- El operador deberá asegurarse de que todos los datos sean correctos antes de emitir, ya que no podrá anular ni reemplazar una factura sin seguir el proceso establecido de sustitución o emisión rectificativa.
- No se podrán generar facturas con fechas distintas a la de su confección real.
- La trazabilidad, el orden y la integridad de los registros serán obligatorios.
¿Cómo adaptarse sin añadir más carga administrativa?
El objetivo no es solo cumplir con la ley, sino hacerlo sin sumar tareas manuales ni complejidad interna. Por eso, contar con una solución integral de gestión del negocio es esencial.
La herramienta ideal debe ser capaz de:
- Automatizar el control de la recaudación
- Generar facturas con los datos correctos y en el formato requerido
- Transmitirlas automáticamente a la AEAT cumpliendo los plazos
- Eliminar errores, duplicidades y tiempos muertos administrativos
¿Qué debería ofrecer una buena solución para vending?
Una plataforma como Vencloud permite responder a este escenario no solo cumpliendo con VeriFactu, sino transformando todo el modelo de gestión. Las funcionalidades clave incluyen:
- 📡 Recogida automática de datos por telemetría o mediante dispositivos móviles como VenCloud BT durante las visitas.
- 📊 Cuenta de explotación automatizada por punto de venta, cliente y empresa.
- 📈 Estadísticas de ventas y cuadros de mando visuales, para gestionar con datos reales.
- ⚙️ Automatización de tareas administrativas, facilitando una gestión ágil y profesional.
En resumen
VeriFactu es más que una nueva obligación legal. Es el impulso definitivo para digitalizar correctamente la gestión de tu empresa de vending.
Con estos nuevos requerimientos, mantener soluciones desconectadas, manuales o incompletas ya no es viable si quieres seguir siendo competitivo.
La adaptación es inevitable. Pero con las herramientas adecuadas, puede ser el punto de partida para mejorar tus procesos, aumentar el control y maximizar tu rentabilidad.
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